Polityka prywatności dla kontrahentów BTW

POLITYKA  PRYWATNOŚCI  DLA  KONTRAHENTÓW (PODWYKONAWCÓW)  BTW SP. Z O.O.  BĘDĄCYCH  OSOBAMI  FIZYCZNYMI  ORAZ  PRACOWNIKÓW(WSPÓŁPRACOWNIKÓW)  KONTRAHENTÓW(PODWYKONAWCÓW)

Realizując wymagania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1)  ( dalej „RODO”), chcemy poinformować, zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 13 a także art. 14 RODO, jak przetwarzamy Twoje dane, które są udostępniane w toku przygotowania i realizacji umów oraz działań biznesowych. Jest ona przeznaczona dla kontrahentów Trakcji będących osobami fizycznymi oraz pracowników/współpracowników kontrahentów, w przypadku udostępniania ich danych. Jest ona uporządkowana odpowiednio do kolejności poszczególnych wymagań wspomnianych art. 13 oraz 14 RODO.

1.     Kto odpowiada za Twoje dane osobowe? (Administrator)

Administratorem danych osobowych jest BTW Sp. z o.o., wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Krajowego Rejestru Sądowego Kapitał zakładowy: 4 000 000,00 PLN pod numerem KRS: 0000155140; REGON: 930989324; NIP: 899-181-19-03.

2.     Jak się skontaktować z Administratorem?

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się listownie z Administratorem na adres:  BTW Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Opolska 199, 52-013 Wrocław, z dopiskiem „Ochrona Danych Osobowych”, za pomocą poczty elektronicznej na adres email: btw@btw.wroc.pl 

3.     Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawy prawne?

Podstawą prawną  przetwarzania w odniesieniu do  wyspecyfikowanych  danych osobowych kontrahentów/konsorcjantów/podwykonawców lub danych przez nich udostępnianych oraz w toku działań biznesowych jest:

a)     jest przygotowanie, zawarcie i wykonanie  umowy przez BTW Sp. z o.o. o współpracę / świadczenie usług z osobą fizyczną/lub osobą prawną, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w zakresie: imię, nazwisko, adres działalności, nr NIP, REGON, KRS, dane dotyczące czasu pracy, nr rachunku bankowego, dane kontaktowe, stanowisko;

b) realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na  ułatwieniu współpracy/realizacji umowy z kontrahentem/konsorcjantem/podwykonawcą lub ich pracownikiem/współpracownikiem zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w zakresie: imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe;

c)     realizacja uzasadnionego interesu Administratora, którym jest ustalenie i dochodzenie roszczeń lub obrony przed roszczeniami w drodze postępowań pozasądowych, sądowych lub egzekucyjnych, w zakresie w jakim pozyskane dane określone wyżej są to tego niezbędne, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;

d)     realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z prowadzeniem marketingu bezpośredniego Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, zaś w przypadku gdyby nie łączyła Cię z Administratorem relacja biznesowa – na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, tj. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO i w takim przypadku można w dowolnym momencie cofnąć zgodę, jednak bez wpływu na przetwarzanie danych pozyskanych przed jej cofnięciem; 

e)     realizacja uzasadnionego interesu prawnego Administratora polegającego na archiwizowaniu dokumentacji dotyczącej m.in. zawartych umów, dostaw, rozliczeń, reklamacji, dokumentacji księgowej, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (w związku m.in. z przepisami ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej);

f)       w zakresie, w jakim Administrator stosuje monitoring wizyjny lub inne formy monitoringu Administrator przetwarza Twoje dane osobowe celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z zapewnieniem organizacji procesu pracy, ochrony osób przebywających na terenie zarządzanym przez Administratora, ochrony mienia oraz informacji należących do Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;

g)   w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z wykazaniem kwalifikacji własnego personelu oraz doświadczenia personelu kontrahenta/podwykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków i wymogów stawianych w związku z ubieganiem się o zamówienia na podstawie Prawa zamówień publicznych lub innym, w tym w szczególności w ramach postępowań podprogowych, zapytań ofertowych, przetargów i negocjacji,  zgodnie z  art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;

h)    realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z usprawnieniem komunikacji elektronicznej z kontrahentami/podwykonawcami Administratora  w zakresie danych dot. imienia, nazwiska, stanowiska, adresu email, nr telefonu,  zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

4.     Prawa osób, których dane przetwarza BTW Sp. z o.o.  

Na podstawie przepisów RODO osobom fizycznym będącym kontrahentami/podwykonawcami lub ich pracownikom/współpracownikom  przysługują określone poniżej prawa:

a)     dostępu do swoich danych,

b)  żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania Twoich danych osobowych, które są nieprawidłowe, a także żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,

c)     żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania,

d)     sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w przypadku gdy Administrator przetwarza te dane w prawnie uzasadnionym interesie,

e)   do cofnięcia zgody w dowolnym momencie; cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,

f)       wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), fax. 22 531 03 01, godziny pracy urzędu: 8.00 – 16.00). Złożenie do UODO skarg w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej możliwe jest przy użyciu dedykowanych formularzy udostępnionych na platformie biznes.gov.pl. Platforma ta wytwarza urzędowe poświadczenie odbioru dokumentów elektronicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

5.     Inspektor Ochrony Danych

W BTW Sp. z o.o. został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych. W przypadku realizacji wymienionych praw oraz zapytań związanych z ochroną danych osobowych, każda osoba, może zadawać pytania lub złożyć wniosek, kierując go na adres email: iod@grupatrakcja.com, lub telefonicznie na nr 693 553 005.

6.     Źródła pochodzenia danych osobowych

Dane osobowe pozyskiwane są bezpośrednio lub pośrednio na etapie nawiązania współpracy/przygotowania umowy od kontrahentów/podwykonawców lub osób współpracujących biznesowo/kontrahentów z BTW Sp. z o.o. Dotyczą one też danych osobowych osób zatrudnionych u nich lub z nimi współpracujących w zakresach opisanych w punkcie 3.

7.     Odbiorcy i kategorie odbiorców danych osobowych

Dane osobowe udostępniane są następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych:

a)  usługodawcy świadczący usługi, (np. podmioty świadczące usługi księgowo-kadrowe; usługi prawne; audytowe; usługi IT na podstawie umów powierzenia przetwarzania);

b)     podwykonawcy;

c)     kontrahenci/podwykonawcy w zakresie określonym wymaganiami współpracy;

d)     kontrahenci w celu wykonania przez spółkę wymagań zamówienia, w tym zamówienia publicznego;

e)     zamawiający w związku z ubieganiem się o udzielenie zamówień publicznych lub zamówień nieobjętych Prawem zamówień publicznych;

f)      jeżeli obowiązek taki wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, Administrator może też udostępniać Twoje dane osobowe uprawnionym organom państwowym, w tym m.in.: Urzędowi Skarbowemu; Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych; Państwowej Inspekcji Pracy; Urzędowi Transportu Kolejowego;  Komisja Nadzoru Finansowego; Policji i Prokuraturze;

g)     w ramach nadzoru właścicielskiego Trakcja S.A. na podstawie umowy powierzenia.

8.     Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

W przypadku przekazywania Twoich danych osobowych do państw trzecich, tj. do odbiorców,  w których nie obowiązują przepisy RODO, Administrator, zapewniając odpowiednie zabezpieczenie w rozumieniu art. 46 RODO, zawiera umowę z odbiorcą, który spełnia wymagania określone w przepisach Komisji (UE) w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

9.     Okres przechowywania danych

Administrator dokłada wszelkich starań, aby Twoje dane osobowe przetwarzane były w sposób adekwatny i tak długo jak jest to niezbędne do celów, w jakich zostały one zebrane. Mając to na uwadze, BTW Sp. z o.o. przechowuje Państwa dane osobowe przez okres nie dłuższy niż konieczny do osiągnięcia celów, dla których zebrano dane lub, jeśli jest to konieczne, w celu zapewniania zgodności z obowiązującym prawem, w szczególności przez okres obowiązywania umowy i okres przedawnienia roszczeń.