Polityka prywatności dla pracowników-współpracowników

 

POLITYKA  PRYWATNOŚCI  DLA  PRACOWNIKÓW/WSPÓŁPRACOWNIKÓW  BTW SP. z O.O. 

Realizując wymagania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1)  ( dalej „RODO”), chcemy poinformować, zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 13 RODO, jak przetwarzamy Twoje dane. W tym celu przygotowaliśmy niniejszą Politykę. Jest ona przeznaczona dla pracowników i współpracowników BTW sp. z o.o., jak i byłych pracowników i współpracowników BTW sp. z o.o. Jest ona uporządkowana odpowiednio do kolejności poszczególnych wymagań wspomnianego art. 13 oraz art. 14 RODO.

1.     Dane Administratora

Administratorem danych osobowych jest BTW sp. z o.o., wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Krajowego Rejestru Sądowego Kapitał zakładowy: 4 000 000,00 PLN pod numerem KRS: 0000155140; REGON: 930989324; NIP: 899-181-19-03.

2.     Kontakt z  Administratorem

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się listownie z Administratorem na adres: ul. Opolska 199, 52-013 Wrocław, za pomocą poczty elektronicznej na adres email: btw@btw.wroc.pl.

3.     Cel przetwarzania danych osobowych oraz podstawy prawne

Dane osobowe przetwarzane są w poniżej określonych szczegółowo celach związanych z zatrudnieniem lub współpracą:

a)    w celu realizacji umowy o pracę/innej umowy zawartej pomiędzy osobą a Administratorem, w tym w celu ustalenia oraz wypłaty wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b) RODO – przez okres zatrudnienia;

b)     w celu realizacji obowiązków prawnych nałożonych na Administratora przepisami Kodeksu pracy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b oraz c RODO – przez okres zatrudnienia,

c)   w celu realizacji obowiązków prawnych nałożonych na Administratora względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego polegających na dokonaniu obowiązkowych zgłoszeń i rejestracji pracownika Administratora, a także ustalenia, pobrania i wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy, zgodnie z  art. 6 ust. 1 lit. c) RODO  – przez okres 50/10 lat w zakresie przechowywania dokumentów na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty;

d)     w celu realizacji obowiązków pracodawcy zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przeprowadzania niezbędnych szkoleń, badań lekarskich, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przez okres 10 lat po ustaniu zatrudnienia;

e)     w celu realizacji obowiązków pracodawcy nałożonych przepisami ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, na podstawie  art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przez okres realizacji umowy z podmiotem, z którym pracodawca zawarł umowę o zarządzanie PPK oraz okres roszczeń;

f)       w celu wykonywania obowiązku pracodawcy w zakresie  prowadzenia i archiwizowania akt osobowych zgodnie z  6 ust. 1 c) RODO – przez okres 50/10 lat po ustaniu zatrudnienia;

g)     w zakresie, w jakim Pracodawca stosuje monitoring wizyjny w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, którym jest organizacja procesu pracy, ochrona osób przebywających na terenie zarządzanym przez Administratora, ochrona mienia oraz informacji należących do Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO –  przez okres do 3 mies. po ustaniu zatrudnienia;

h)     w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami, zgodnie z  art. 6 ust. 1 lit. f) RODO –  przez okres 3 lat od ustania zatrudnienia, a w przypadku toczącego się postępowania przez okres jego trwania do czasu prawomocnego zakończenia oraz przedawnienia roszczeń;

i)       w celu realizacji umowy o pracę zawartej między Tobą a Administratorem w związku z potwierdzeniem przez Administratora spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie Prawa zamówień publicznych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przez okres zatrudnienia;

j)     w zakresie danych kontaktowych pracownika/współpracownika w celu usprawnienia komunikacji oraz obiegu dokumentów pomiędzy pracodawcą a pracownikiem/współpracownikiem, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz danych kontaktowych alternatywnych, w celu zapewnienia niezawodności komunikacji elektronicznej za dobrowolną zgodą pracownika/współpracownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przez okres zatrudnienia;

k) w zakresie danych identyfikacyjnych, kontaktowych, potwierdzenia kwalifikacji pracownika/współpracownika, w celu udostępnienia ich Kontrahentom/Wykonawcom/Zamawiającym/Podwykonawcom w związku z realizacją podpisanych umów;

l)       dotyczących wizerunku pracownika/współpracownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celu usprawnienia komunikacji wewnętrznej oraz zewnętrznej przez upublicznienie wizerunku, za dobrowolną   zgodą osoby, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit a) RODO – przez okres zatrudnienia;

m)   przekazywanych pracodawcy w związku z ubieganiem się o świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO– obowiązek w dziedzinie prawa pracy (art. 9 ust. 2 lit. b) RODO) – przez okres dochodzenia roszczeń 5 lat od liczonych od wypłaty świadczenia.

4.     Prawa osób, których dane przetwarza BTW sp. z o.o.

Na podstawie przepisów RODO pracownikowi/współpracownikowi przysługują określone poniżej prawa:

a)     dostępu do swoich danych,

b)  żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania Twoich danych osobowych, które są nieprawidłowe, a także żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,

c)     żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia Twoich danych osobowych w każdym z następujących przypadków,

d)     żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania,

e)     sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w przypadku gdy Administrator przetwarza te dane w prawnie uzasadnionym interesie,

f)     do cofnięcia zgody w dowolnym momencie; cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

g)     wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), fax. 22 531 03 01, godziny pracy urzędu: 8.00 – 16.00). Złożenie do UODO skarg w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej możliwe jest przy użyciu dedykowanych formularzy udostępnionych na platformie biznes.gov.pl. Platforma ta wytwarza urzędowe poświadczenie odbioru dokumentów elektronicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

5.     Odbiorcy danych osobowych

BTW sp. z o.o. udostępnia dane osobowe  w następujących przypadkach

a)     gdy taki obowiązek wynika z przepisów prawa, m. in. do ZUS, NFZ, urzędów pracy, Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, PFRON, komornikom sądowym, Policji, Prokuraturze oraz innym organom państwowym;

b)     gdy jest to niezbędne do realizacji potrzeb pracodawcy będących konsekwencją zawartych umów z pracownikiem/współpracownikiem;

c)     gdy wynika z konieczności interesów biznesowych lub podpisanych umów Konsorcjantom/Kontrahentom/Podwykonawcom/Klientom/Zamawiających – wyłącznie  w zakresie danych identyfikacyjnych, dot. zajmowanego stanowiska, kwalifikacji i danych kontraktowych;

d)     jeżeli jest konieczne z punktu widzenia spójnych działań podejmowanych przez spółki Grupy Trakcja mających na celu usprawnienie komunikacji w tym elektronicznej i lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów –  podmiotom Grupy  Trakcja S.A.;

e)     jeżeli jest to konieczne w celu realizacji procedury nadzoru właścicielskiego Trakcja S.A. w tam zakresie określonym;

f)       operatorom pocztowym, firmom kurierskim, biurom podróży w celach organizacji podróży służbowych

Ponadto dane osobowe są udostępniane podmiotom świadczącym usługi w związku z zawartymi umowami, na podstawie podpisanych umów powierzenia przetwarzania w trybie art. 28 RODO, np. zapewniającym usługi teleinformatyczne, księgowe, kadrowo-płacowe, organizacji podróży służbowych, prawnicze, audytu oraz doradcze, czy dostawcy benefitów.

Dane osobowe są upubliczniane w związku z realizacją obowiązków informacyjnych na podstawie szczególnych przepisów.

6.     Realizacja obowiązku informacyjnego wobec członków rodziny

W każdym przypadku, gdy przekazują Państwo dane osobowe bliskich osób np. członków rodziny dla celów skorzystania ze świadczeń socjalnych, programów benefitowych, czy dane kontaktowe do powiadomienia, powinni Państwo przekazać informacje zawarte w niniejszej Polityce, odpowiednio do celu pozyskania danych oraz zakresu przekazywanych przez Państwa danych.

7.     Inspektor Ochrony Danych

W BTW sp. z o.o. został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych. W przypadku realizacji wymienionych praw oraz zapytań związanych z ochroną danych osobowych, każda osoba, może zadawać pytania lub złożyć wniosek, kierując go na adres email iod@grupatrakcja.com lub telefonicznie na nr 693 553 005.

8.     Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

W przypadku przekazywania Twoich danych osobowych do państw trzecich, tj. do odbiorców,  w których nie obowiązują przepisy RODO, Administrator, zapewniając odpowiednie zabezpieczenie w rozumieniu art. 46 RODO, zawiera umowę z odbiorcą, który spełnia wymagania określone w przepisach Komisji (UE) w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych do państw trzecich.